A Globalização revolucionou mercados no mundo inteiro. Atualmente, a maior parte das fronteiras existentes entre os ambientes econômicos de cada país já não existem mais, e o cenário que se vive é um contexto de transformações que influencia as empresas a um nível global, e não apenas regional.
Os conceitos e os comportamentos que são evidenciados em determinada profissão mudam constantemente e é preciso absorver não apenas as referências locais, mas também aquelas que vem de lugares mais distantes, de outros países, de outros mercados.
Nesse cenário, muitas profissões se unem para revolucionar métodos e técnicas de trabalho para inovar fórmulas utilizadas em todo o mundo.
Assim, cada vez mais, as nomenclaturas recebem novos significados que podem confundir, ou não, profissionais iniciantes em determinada área de atuação.
Definindo Departamento Pessoal e Recursos Humanos
Existem duas áreas que influenciam bastante o mundo corporativo e que agem de forma diferente, de acordo com as necessidades, especificidades e expectativas de um dado mercado, além de influenciar fortemente a manutenção e a correta aplicação dos direitos trabalhistas nestas empresas.
Estes departamentos são:
- Departamento Pessoal
- Setor de Recursos Humanos
Muitos autores da área da Administração trabalham para aproximar os dois conceitos, defendendo que estes têm mais em comum do que julgam muitos executivos.
Porém, é possível definir qual a área de atuação de cada um desses departamentos, sem que as funções de misturem ou sejam integradas de forma indevida em uma estrutura de negócio.
Neste artigo, buscamos apresentar duas definições que podem te ajudar a diferenciar o que é Departamento Pessoal e o que é o Departamento de Recursos Humanos.
Saiba mais sobre esses dois departamentos a seguir e atualize os seus conhecimentos sobre esses conceitos corporativos tão importantes para quem administra uma empresa.
Origem do Departamento Pessoal (DP)
Para entender o que é o Departamento Pessoal, é importante compreender, primeiro, a sua origem.
O termo “Departamento Pessoal” surgiu logo depois do período que durou a Revolução Industrial, no século XIX.
Aqui no Brasil, o termo passou a ficar conhecido no primeiro mandato do governo de Getúlio Vargas, a partir de 1930, período em que foram promulgadas uma série de leis trabalhistas que forçaram com que o mercado de trabalho mudasse os formatos de contratação de empregados na época.
Foi no governo de Getúlio Vargas que surgiu a Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT, que até hoje fornece ao trabalhador o direito de ter a sua carteira de trabalho assinada pelo empregador.
Com o passar do tempo, outros benefícios foram incorporados ao plano de reestruturação das relações entre patrão e empregado, como o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, o FGTS, e as oportunidades de aposentadoria após determinado tempo de trabalho.
Terceirizando o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos
Algumas empresas possuem apenas o Departamento Pessoal e não contam com um departamento de Recursos Humanos. Essa realidade é muito comum em empresas menores que não contam com muita estrutura e mão-de-obra necessárias para criar um setor próprio de Recursos Humanos.
Assim, essas empresas costumam terceirizar o Departamento de Recursos Humanos, transferindo as responsabilidades de Recrutamento, Seleção e Contratação de novos funcionários para outra empresa.
Em muitos casos de pequenas empresas, até mesmo as principais rotinas do Departamento Pessoal são terceirizadas com a finalidade de reduzir custos.
Em situações como essa, é importante contratar uma empresa especializada e que tenha credibilidade no mercado do qual faz parte, para que não traga prejuízos futuros para o negócio, em decorrência da má execução das atividades que lhe foram conferidas.
Principais Rotinas do Departamento Pessoal
O Departamento Pessoal é o departamento que fica responsável por todo o processo administrativo que envolve a admissão, a demissão, o cálculo de férias, as folhas mensais de pagamento, a emissão dos contracheques dos funcionários, as necessidades de assinatura para fechamento de contrato, entre outros elementos que compõem a estrutura específica deste departamento.
No Departamento Pessoal, existem uma série de cargos como o Auxiliar de Departamento Pessoal, o Assistente de DP, o Analista de DP, o supervisor, o gerente, entre outras funções que são demandadas por essa parte da empresa.
As principais rotinas são divididas dentro do departamento, mas tem em comum o fato de que todos os profissionais que trabalham com Departamento Pessoal devem fazer ou verificar os cálculos que geram a remuneração, e seus respectivos acréscimos e decréscimos em alguns casos, para a equipe de funcionários.
Um dos principais documentos que devem ser gerados pelo Departamento Pessoal das empresas é a conhecida folha de pagamento.
A Folha de Pagamento, uma das principais responsabilidades do Departamento Pessoal, nada mais é do que um documento onde devem ser lançados todos os registros financeiros que irão influenciar a remuneração a que o funcionário terá direito em determinado mês, tais como bônus, salários e descontos.
Geralmente, os serviços que são executados pelos funcionários do Departamento Pessoal costumam ser mais burocráticos que aqueles que são desempenhados dentro do departamento de Recursos Humanos.
Origem do Departamento de Recursos Humanos (RH)
A partir da década de 1950, as empresas começaram a adquirir uma visão diferente do trabalho e passaram a mudar as perspectivas que tinham sobre um capital muito importante: o Capital Humano.
Esse novo olhar para as pessoas dentro de uma organização foi sendo remodelado até a década de 1990.
Na década de 90, ocorreu um forte momento de transição e de uma série de mudanças que transformaram as estruturas de vários mercados, especialmente, os mercados que envolviam uma grande quantidade de informação e tecnologia disponíveis.
Com isso, a concorrência de mercado também aumentou consideravelmente, forçando que várias empresas decidissem expandir rapidamente a sua capacidade de produção, inclusive investindo em novos mercados, explorando produtos que não se relacionavam com a sua atividade original.
Assim, as empresas passaram a se especializar na importação e exportação de produtos de e para vários países, aumentando as suas possibilidades de negócio. Para isso, também passaram a adotar vários modelos de negócio que faziam sucesso no exterior.
Nesse cenário, os funcionários passaram a ver, nas empresas em que trabalhavam, grandes possibilidades de crescimento e de ter uma carreira ascendente dentro de suas respectivas profissões.
Foi então que surgiram as necessidades de treinamentos direcionados para cada equipe de funcionários que exercessem funções gerais e específicas dentro da empresa.
Com a capacitação de mão-de-obra se revelando necessária para a manutenção e inovação dos negócios que começavam a se preparar para enfrentar mercados globais, os empresários passaram a incluir estes objetivos dentro dos investimentos da empresa.
Parte da receita da empresa, então, passou a ser utilizada para treinar e melhor capacitar os seus funcionários, para que também estivessem mais preparados para alcançar os novos mercados em que a empresa pretendia entrar.
Principais Rotinas do Departamento de Recursos Humanos
O departamento de Recursos Humanos está mais relacionado aos processos estratégicos de uma empresa, que envolvem a recepção e manutenção da mão-de-obra dentro da organização.
A área de Recursos Humanos costuma estar alinhada com os objetivos organizacionais e precisa trabalhar em equipe com os demais departamentos da empresa para que seja capaz de gerar resultados não apenas para os processos interno, como também para o ambiente externo do negócio.
Essa sincronia do departamento de Recursos Humanos com as demais áreas da empresa é necessária para que as estratégias que são criadas no RH sejam não só aceitas, mas também desenvolvidas pelos funcionários de outros departamentos.
As principais áreas de atuação do departamento de Recursos Humanos são as seguintes:
- Recrutamento;
- Seleção;
- Treinamento;
- Desenvolvimento;
- Remuneração;
- Definição de Benefícios;
- Avaliação de Desempenho.
Os itens listados acima também são chamados de processos, bem como o departamento de Recursos Humanos costuma ser denominado por muitos autores, que desenvolvem estudos no mundo dos negócios, de Gestão de Pessoas.
Sobre a Gestão de Pessoas
Para que não haja confusão com os termos aqui explicitados, é importante ressaltar o termo Gestão de Pessoas como um conceito que consegue englobar tanto as rotinas do Departamento Pessoal quanto as rotinas do departamento de Recursos Humanos.
Falar em Gestão de Pessoas é falar sobre gerir o ambiente empresarial de forma a aplicar as melhores práticas possíveis para administrar uma equipe de funcionários, entendendo que é preciso cuidar das pessoas que elas prestem os melhores serviços para a empresa que as contratou.
Assim, o ambiente deve ser adequado para que a pessoa realize a atividade para a qual foi designada pelo empregador. Sua remuneração também deve estar de acordo com o que exige o mercado da profissão que ela exerce.
A legislação também deve ser obedecida para que o funcionário não seja prejudicado. Por isso, os benefícios oferecidos devem ser compatíveis com o que está estabelecido pela lei.
Quando a empresa está alinhada em ter uma boa Gestão de Pessoas, ela enxerga os seus funcionários como pessoas essenciais para que o seu negócio continue funcionando de forma eficiente, formando bons profissionais para o mercado em que ela está inserida.
Trata-se de uma preocupação que envolve o crescimento e o desenvolvimento do funcionário dentro da empresa, não só no campo profissional, mas também pessoal.
Por isso, pode-se dizer que tanto o Departamento Pessoal, quanto o departamento de Recursos Humanos, estão alinhados com o que pregam as boas práticas da Gestão de Pessoas.
A Burocracia do Departamento Pessoal
As principais rotinas do Departamento Pessoal envolvem atividades que são, em sua essência, burocráticas. E é impossível fugir disso.
Toda empresa demanda uma série de funções burocráticas que precisam ser realizadas para que ela funcione de forma a estar alinhada com as exigências da legislação e ainda possa criar uma base de informações que podem ser úteis ou necessárias em algum momento.
O Departamento Pessoal se apoia, basicamente, em uma sequência de atividades que são realizadas para cumprir os trâmites administrativos necessários para os casos de contratação e de demissão de funcionários.
Os pagamentos de salários, incluindo o 13º salário, e o pagamento relativo ao período de férias são algumas das responsabilidades do Departamento Pessoal.
Quando na folha de pagamento, algum desconto deva ser registrado na remuneração de algum dos funcionários, esse lançamento também deve ser feito pela equipe que trabalha no Departamento Pessoal.
Além das funções já citadas, o Departamento Pessoal também é responsável por:
- Controlar os horários de entrada e de saída dos funcionários;
- Concessão de licença-médica;
- Concessão e controle do uso do vale-transporte;
- Concessão de benefícios aos funcionários. Tais como auxílio-creche, auxílio-moradia, entre outros que sugerem que o empregado possa ter o apoio da empresa para estudar ou realizar algum tipo de atividade voluntária em instituições.
Inovação e Departamento pessoal
Apesar de se tratarem de funções que, à primeira vista, pareçam muito burocráticas, o Departamento Pessoal é constituído de rotinas que podem ter seus métodos renovados a depender da tecnologia que é utilizada para desempenhá-las.
Um exemplo de tecnologia que pode facilitar a rotina do profissional que trabalha no Departamento Pessoal é o ponto eletrônico, que registra de forma automática e entrada e a saída do funcionário na empresa.
Com o ponto eletrônico, os horários são registrados eletronicamente e facilitam o cálculo da remuneração a que o funcionário tem direito em determinado mês.
A folha de ponto manual, embora já ultrapassada por métodos mais eficientes, ainda é utilizada por muitas empresas que ainda não conseguiram ou não se mostraram dispostas às inovações tecnológicas que estão disponíveis no mercado da Tecnologia da Informação (TI) desenvolvidas para as empresas.
Outra atitude que pode ser tomada para implementar processo de Inovação dentro do Departamento Pessoal é a aquisição de softwares disponíveis no mercado.
Estes softwares podem ter várias funções como efetuar cálculos de remuneração, de descontos em pagamentos, de registros automáticos em folhas de pagamento e emissões mais rápidas de contracheques a serem arquivados e entregues aos funcionários.
Softwares destinados para o armazenamento e o compartilhamento de arquivos e informações pela Internet, como o Trello e o Evernote, também podem fazer com que o seu Departamento Pessoal otimize as suas atividades, além de oferecer maior segurança aos processos que são executados.
Funções Básicas do Departamento Pessoal
Quando um funcionário é contratado para trabalhar em uma nova empresa, é comum receber a recomendação de que ele precisa passar no Departamento Pessoal para a entrega dos documentos que foram solicitados e para a regularização da sua entrada na empresa.
Também é no Departamento Pessoal que o novo funcionário deve ir para assinar todos os contratos e documentos necessários para efetivar a sua contratação.
Quando todos os papeis forem enfim assinados, você pode começar as suas atividades na empresa.
Embora esse processo se caracterize e tenha uma imagem excessivamente burocrática, ele é necessário para assegurar a sua própria função da nova empresa, já que é preciso registrar e documentar a sua entrada, comprovando que, a partir de determinada data, você presta serviços para a pessoa jurídica que o contratou.
Depois de contratado e assim que completar o seu primeiro mês de trabalho, você também precisará retornar ao Departamento Pessoal da empresa para diferentes finalidades.
Essas finalidades podem incluir receber os seus contracheques, o seu vale-transporte, assinar o seu período de férias, além de tudo o mais que envolver novos acordos, transferência de departamento ou eventuais mudanças no seu contrato de trabalho, sejam impostas pela legislação ou não.
Em empresas de médio a grande porte, o Departamento Pessoal costuma contar com um número também grande de funcionários que dividem as funções do setor. Assim, cada função costuma ser direcionada para, no máximo, um ou dois funcionários.
As funções mais essenciais que são exercidas pelo Departamento Pessoal, seja a empresa de pequeno, de médio ou de grande porte são:
Admissão
Todo o processo que recebe o funcionário para dentro da empresa, seguindo as determinações administrativas e jurídicas que pede uma nova contratação.
Controle
Essa tarefa inclui monitorar horários de entrada e de saída dos funcionários, os benefícios que são concedidos à equipe de acordo com o cargo e hierarquia da organização, o pagamento das férias e dos salários, e também a cobrança de taxas e impostos que devem incidir sobre a remuneração do empregado, conforme registrados na folha de pagamento.
- Demissão ou Desligamento
É claro que essa a situação menos agradável da tríade aqui apresentada. Porém, é também uma parte muito importante do Departamento Pessoal e deve ser realizada conforme as diretrizes organizacionais e as imposições jurídicas.
Nesse momento, a equipe do Departamento Pessoal precisa quitar as obrigações previstas no contrato de trabalho firmado, informar a demissão ao sindicato da profissão e realizar as rotinas de pagamento que possam estar pendentes.
Todas as obrigações que a empresa tem perante o funcionário que será demitido devem ser cumpridas para que o empregado demitido saia da empresa com todos os seus direitos intactos.
A importância do Capital Humano dentro de uma empresa
Diferente do que é o papel principal do Departamento Pessoal, um departamento de Recursos Humanos precisa ter como objetivo permitir que a equipe de funcionários desenvolva todo o seu potencial dentro da empresa, maximizando a sua produtividade.
Acredita-se que com os estímulos corretos, um ambiente propício, condições favoráveis e uma remuneração adequada que recompense todos os esforços realizados pela equipe, os funcionários desempenharão melhor as suas atividades, entregando o que empresa espera deles.
A empresa que tem os recursos necessários e se dispõe a desenvolver um departamento de Recursos Humanos que esteja empenhado na busca de alternativas para treinar, capacitar e potencializar os talentos dos seus funcionários consegue aumentar a sua produtividade e ainda conquista maior reconhecimento no mercado consumidor, frente ao seu público-alvo.
É nesse contexto em que se declara a grande importância que um departamento de Recursos Humanos bem pensando tem dentro de uma empresa.
O departamento de Recursos Humanos tem a responsabilidade e deve ter a habilidade de motivar os funcionários da empresa, de engajar estes colaboradores para que se sintam incentivados a aumentar os seus rendimentos, oferecendo o melhor trabalho que for possível.
Quando o funcionário está motivado a entregar melhores resultados para a empresa na qual trabalha, ele cobra de si mesmo, maior organização do seu ambiente de trabalho, a entregar o que lhe é pedido em um prazo razoável e a prestar os melhores serviços para os clientes do empreendimento.
Além disso, o departamento de Recursos Humanos deve criar treinamentos para os funcionários da empresa, elaborar planos de cargos e salários compatíveis com os que são praticados no mercado, e também desenvolver estratégias para que novos talentos sejam descobertos dentro da empresa por meio de processos seletivos internos específicos.
Como trabalhar com Departamento Pessoal
Como já explicitado neste artigo, são muitas as funções que o profissional de Departamento Pessoal pode desempenhar, e vários cargos que podem ser ocupados. Tais como Auxiliar de DP, Assistente de DP e Supervisor do Departamento.
Além dessas funções, muitas empresas investem na contratação de estagiários e jovens aprendizes para as tarefas que são mais burocráticas no DP.
A formação a ser procurada nesse caso pode ser um Bacharelado em Administração ou uma formação específica em um curso de Recursos Humanos que, apenas do nome remeter ao outro departamento, também engloba conhecimentos envolvendo as principais rotinas do Departamento Pessoal.
No mercado, também existem cursos mais curtos de Departamento Pessoal que costumam ser oferecidos por escolas técnicas de aperfeiçoamento profissional.
Principais Diferenças entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos
Existe uma forma bastante simples para melhor compreender a diferença entre o que é o Departamento Pessoal e o que é o departamento de Recursos Humanos.
Basta entender que o Departamento Pessoal é responsável por atividades que são mais quantitativas, funções que demandam a criação de várias tabelas e uma série de cálculos.
Já o departamento de Recursos Humanos trabalha com atividades que são mais qualitativas, que se relacionam estritamente com o clima organizacional, com o comportamento dos colaboradores da empresa, entre outras estratégias que tenham o objetivo de incentivar a equipe a entregar melhor resultados para os clientes.
O Departamento Pessoal desempenha funções burocráticas na relação existente entre o funcionário e a empresa, encarregando-se de cumprir as obrigações trabalhistas impostas pela lei, entre outras rotinas que devam estar em conformidade com legislações especificas.
O departamento de Recursos Humanos responsabiliza-se por valorizar os colaboradores que trabalham na empresa, atuando em processos como o de Recrutamento e Seleção, divulgação das vagas disponíveis da empresa no mercado, atraindo o tipo de profissional desejado, entre outros processos possíveis.
Departamento Pessoal e Recursos Humanos podem trabalhar juntos
Embora as diferenças entre os departamentos tenham sido bem delimitadas neste artigo, é possível que essas duas áreas trabalhem juntas dentro da empresa, sendo oportuno, em alguns casos, que, inclusive, estejam alocadas em um mesmo ambiente, dividindo tarefas entre equipes que trabalhem em conjunto.
Mesmo que funcionem separadamente, o ideal é que as equipes dos dois departamentos consigam se comunicar bem. Isso fará com que os processos que estão sob as suas responsabilidades sejam mais ágeis, já que as atribuições têm muito em comum.
Tanto o Departamento Pessoal quanto o departamento de Recursos Humanos foram criados na estrutura das empresas para lidar com aquilo que uma empresa tem de mais valioso: o seu Capital Humano, esse que é formado integralmente por Pessoas.
Agora que você já sabe o que é o Departamento Pessoal e o que é o departamento de Recursos Humanos, está pronto para utilizar estes conhecimentos na sua trajetória profissional, quem sabe até investindo em uma dessas profissões.
