Departamento Pessoal – Processo de Admissão

Os processos de admissão de um funcionário são extremamente importantes para validar aqueles que farão parte da equipe de colaboradores de uma empresa.

O primeiro momento desse processo já acontece quando uma empresa identifica a necessidade de contratar alguém para uma determinada vaga. A partir daí ela primeiro precisa saber as características dos funcionários que ocuparão aquele cargo.

Isso já facilitará bastante o processo de seleção, pois de posse das informações do perfil do candidato desejado, o setor que o realizará, ficará mais seguro na hora da escolha.

Desta forma, abaixo trataremos mais a fundo do assunto, explicando desde o início como ele acontece e o que é necessário para realizar os Processos de Admissão de um funcionário com sucesso.

O passo a passo para realizar os Processos de Admissão de um funcionário?

O fluxo que antecede a admissão é praticamente o mesmo para todas as empresas, embora sejam realizadas de formas diferentes, afinal, cada empresa tem um método próprio para contratar seus funcionários.

Sendo assim, o fluxo que antecede a Admissão propriamente dita são as fases de recrutamento e seleção, estas são imprescindíveis para analisar se o candidato realmente se enquadra no que a empresa está procurando ou não.

Passado o processo de recrutamento e seleção, o próximo passo será a admissão, então seguem os passos de forma geral para analisarmos bem:

• Entrega e conferência de documentação;
• Procedimentos internos para registro do empregado;
• Algumas obrigações do empregado e do empregador;

De forma geral, são esses os passos que as empresas geralmente seguem para realizar a admissão dos seus funcionários, mas para que fique mais claro, iremos detalhar cada um deles.

Entrega e conferência de documentação

Trataremos a seguir da documentação necessária para contratação de um funcionário, lembrando que este é a parte mais importante do processo, por isso, não podemos deixar de seguir o que determina a lei à risca.

Os documentos necessários para admissão são:

• Currículo ou ficha de inscrição

Não é um documento obrigatório, mas é importante para constatar se são verídicas as informações repassadas pelo candidato à empresa.

• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

É extremamente necessária para realizar as anotações obrigatórias, lembrando que deverá ser devolvida em até 48h ao funcionário através de protocolo assinado.

• Certidão de casamento e certidão de nascimento dos filhos

Cópia dos documentos para conferência dos dados e para conceder salário-família e abatimento dos dependentes do Imposto de renda.

• Cópia do cartão de vacina dos filhos com idade de até 7 anos

• Atestado médico admissional

Será realizado um exame admissional que será custeado pela empresa, neste constará se o empregado está apto físico ou mental para realizar aquela determinada atividade na empresa, conforme a lei determina.

• Comprovante de escolaridade

Cópia da declaração da escolaridade, diploma ou certificados de cursos de capacitação.

• Comprovante de residência atualizado (cópia)

Além dos documentos pessoais (cópias), tais como: Identidade, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reservista e Cartão PIS.

• Foto 3×4 para identificação do funcionário no livro de registro.

Procedimentos internos de registro do empregado

Após o processo seletivo, será realizado o registro do empregado para confirmar a admissão deste, portanto, os procedimentos a seguir tratam disso:

• Registrar na carteira do empregado o vínculo empregatício, deixando-os registrados os dados do empregador, cargo, data de admissão, remuneração e condições especiais, se houver;
• Preenchimento do Livro/Ficha ou Sistema eletrônico para o Registro do Empregado, conforme artigos 41 e 42 da CLT o registro deve conter os seguintes dados:

Além da qualificação civil ou profissional do trabalhador, os dados referentes à admissão, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção deste.

As fichas, livros ou sistemas devem ser devidamente registrados com numeração própria pelas Superintendências Regionais do Trabalho.

Desta forma, qualquer alteração deverá ser comunicada ao Ministério do Trabalho, seja uma admissão, demissão ou transferência, também deverá constar as informações específicas da CBO.

Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é uma norma que classifica de forma numerativa e descritiva as atividades econômicas e profissionais para o uso de órgãos governamentais.

• Devolver a CTPS em até 48 horas registrado em protocolo de entrega.
• Elaborar contrato de trabalho individual contendo as informações de início do contrato, jornada de trabalho, intervalo, valor do salário e outras condições pertinentes ao contrato de emprego.

Interessante mencionar o período de experiência que poderá ser de no máximo 90 dias.

• Elaborar acordo de prorrogação e compensação de horas.
• Preencher o termo de opção de vale transporte.
• Para funcionário não cadastrado no PIS, deverá realizar o cadastramento através da CAIXA.

Quando o funcionário possuir dependentes

No caso de funcionários que possuem dependentes, será necessário preencher a ficha de salário-família e o termo de responsabilidade de salário-família.

No caso da ficha de salário-família, este documento é necessário para o pagamento do salário-família, portanto, deverá conter além do preenchimento os seguintes documentos em anexo:

• Certidão de nascimento e carteira de vacinação, nos casos que possuir dependentes menores de 14 anos ou em casos específicos da Previdência Social.
• Além disso, para os filhos menores de 6 anos, deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação;
• Para os filhos maiores de 7 anos, deverá apresentar o comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro.
• Em caso de menores incapazes de ir à escola por motivos médicos, apresentar atestado especificando o motivo.

O termo de responsabilidade faz parte da ficha de salário-família, pois é uma declaração de que as informações são verídicas por parte do funcionário.

Para funcionários que possuem dependentes para o imposto de renda, será necessário também o preenchimento da declaração de dependentes para fins de imposto de renda, sendo necessária a assinatura do cônjuge.

Nos casos de pensão alimentícia, somente será repassado o desconto pela empresa mediante acordo judicial, através de um ofício expedido pelo juiz, passando a ser, portanto, uma obrigação da empresa o repasse.

O Salário-maternidade também deverá ser realizado pela empresa, é necessário que seja informada a gravidez ou a adoção ao RH, este deverá comunicar o INSS e solicitar o benefício.

Outros aspectos legais sobre a admissão

Cabe à empresa comunicar mensalmente ao Ministério do Trabalho, através do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e desempregados), a admissão, demissão ou transferência dos seus empregados.

Além disso, também é obrigação da empresa cuidar da saúde do empregado através do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, sendo regulamento pela norma regulamentadora Nº 7 do MTE.

Sendo obrigatório que a empresa realize através do programa, a realização de exame admissional, periódico e demissional, tendo como principal intuito a prevenção, monitoração e controle de possíveis danos à saúde.

Quais os descontos são permitidos na folha de pagamento?

Alguns descontos precisam de uma autorização assinada pelo funcionário, são eles: planos de assistência médica e odontológica, seguro de vida, previdência privada etc.

Outros descontos que estão previstos na legislação trabalhista são:

1. Encargos sociais

Referem-se às obrigações previdenciárias e trabalhistas dispostas na CLT e definidas em convenções coletivas e leis específicas.

2. INSS

Obedecerá à tabela que estabelece o percentual de desconto conforme valor da remuneração, correspondente ao mês que o serviço foi prestado. As alíquotas são de 8%, 9% e 11%, conforme tabela atual.

3. FGTS

Também é um desconto obrigatório, sendo calculados 8% da alíquota em cima do valor total da folha de pagamento. O empregador realizará o depósito na conta do empregado na Caixa Econômica Federal.

4. Contribuição Sindical

Era um desconto obrigatório, porém com a nova reforma trabalhista a cobrança desta contribuição ficou facultativa, sendo necessária a autorização do trabalhador.

5. Mensalidade Sindical

O trabalhador também poderá se filiar ao Sindicato, autorizando o desconto de 3% do valor do seu salário mensalmente.

6. Vale transporte

É opcional, pois o trabalhador poderá informar à empresa qual o meio de transporte utilizará. Caso opte por utilizar o transporte coletivo, a empresa descontará 6% do valor do salário.

7. Pensão alimentícia e empréstimo consignado

Ambos podem ser descontados em folha, porém somente a pensão alimentícia é mediante determinação judicial.

8. Faltas e atrasos

Ambos ficam a critério do empregador, desde que tenha tolerância mínima de 5 minutos na entrada e 10 minutos no dia.

Prêmios, gratificações e abonos

A remuneração por cargo é ainda a forma mais comum de remunerar um funcionário, baseando-se, portanto, em cargos e funções. Existe uma diferença sutil sobre o termo remuneração e o salário propriamente dito.

O salário é o valor designado para pagar ao funcionário pelo serviço prestado, em virtude do contrato de trabalho.

A remuneração é a soma do salário, estipulado em contrato, a outras vantagens ocorridas na vigência do contrato de trabalho, nos casos de horas extras, adicional noturno, adicional de periculosidade, insalubridade, comissões etc.

A remuneração variável poderá ser através de método tradicional, ou seja, além do salário, serão pagos comissões, prêmios, gratificações, porcentagens, diárias para viagens, adicionais, gorjetas etc.

A remuneração variável também poderá ser através de método por desempenho, baseando-se apenas em cargo e funções.

Abaixo listaremos as verbas que são consideradas remuneração:

• Horas extras;
• Adicional noturno;
• Adicional de periculosidade;
• Adicional de insalubridade;
• DSR;
• Comissões;
• Gratificações;
• Prêmios habituais e prêmios de assiduidade;
• Quebra-caixa;
• Gorjetas;
• Ajuda de custos habituais;
• Abonos habituais de salário in Natura.

Sobre o salário In Natura, é o pagamento de parte do salário em troca de bens que tenham natureza salarial.

Conforme artigo específico da CLT, além de pagamento em dinheiro, será compreendido como salário: a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações “in natura” que a empresa porventura possa fornecer.

Desta forma, não será admitido pagamento com drogas ou bebidas alcoólicas. Portanto, o salário mínimo não poderá ser inferior a 30%, ou seja, 70% poderá ser “in natura”.

Como funciona o pagamento de hora extra ou compensação de horas?

Primeiro precisamos diferenciar o que é compensação de horas de hora extra. A compensação de horas é quando se acresce a jornada de trabalho em determinados dias para suprimento de outro sem que configurem como horas extras.

A carga horária, exceto em casos específicos, é de 8h diárias e 44 horas semanais, sendo possível acrescentar horas complementares, no máximo 2h, conforme acordo coletivo, convenção coletiva ou acordo individual.

O período a ser respeitado é de no máximo 10h diárias, desde que não ultrapassem às 44 horas semanais.

Sendo que o serviço extra deverá ser pago 50% superior à hora normal, isso deverá também constar em acordo. Portanto, o valor deverá ser pago em até no máximo 6 meses.

O pagamento em dinheiro será válido para compensação também, isso caso não tenha sido concedida a folga, por isso, poderá ser pago o valor em dinheiro no máximo em 6 meses.

Desta forma, com a nova lei trabalhista é possível realizar um acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação de horas no mesmo mês. Geralmente, a compensação ocorre para redução do trabalho aos sábados.

Nos casos em que for realizado em acordo coletivo, o prazo máximo para compensação de horas é de até um ano.

A integração das horas extras ao Descanso Semanal Remunerado – DSR

Em primeiro lugar, precisamos entender que o Descanso Semanal Remunerado é um importante direito adquirido para o trabalhador. Sendo assegurado um dia na semana para descanso sem prejuízo da remuneração.

Sendo assim, será designado um dia de descanso após 6 dias de trabalho consecutivos, sem descontos, preferencialmente no domingo. Podendo ser flexibilizado conforme acordo coletivo.

É importante ressaltar que conforme lei trabalhista as horas extras devem ser computadas no cálculo do descanso semanal remunerado – DSR, seguindo da seguinte forma como consta abaixo:

O cálculo será a soma das horas extras do mês, dividindo o total de horas pelo número de dias úteis no mês. Depois multiplica pelo número de domingos e feriados e depois multiplica pelo valor da hora extra em acréscimo.

O sábado também é considerado dia útil, exceto se cair no sábado, além disso, casos as horas extras realizadas durante o mês tenham percentuais diferentes, a média terá de ser realizada separadamente.

Sobre as Faltas justificadas

Conforme a CLT as faltas justificadas são aquelas que o empregado pode faltar sem ter prejuízo em sua remuneração. Os casos específicos e quantidade de dias são:

• Dois dias consecutivos em caso de falecimento de parentes em primeiro grau (cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que viva sob dependência econômica do empregado, desde que seja declarado).
• Três dias consecutivos em virtude do casamento do empregado;
• Cinco dias consecutivos em caso de nascimento do filho, na primeira semana;
• Um dia, a cada doze meses, para doação voluntária de sangue;
• Até dois dias consecutivos ou não para cadastramento eleitoral;
• Para cumprir exigências do Serviço Militar, durante o tempo necessário;
• Nos dias em que realizar provas de vestibular para ingressar no ensino superior;
• Em casos que precisar comparecer ao tribunal, sempre que for necessário;
• Caso seja representante sindical e precise comparecer a reuniões oficiais de organismo internacional, caso o Brasil seja membro, será por tempo indeterminado;
• Até dois dias para acompanhar consultas médicas e exames durante a gestação da esposa ou companheira;
• Um dia por ano para acompanhar consulta médica de filho até 6 anos;
• Faltas por motivo de doença, desde que comprovada por atestado médico. Sendo o afastamento superior a 15 dias, a remuneração dos dias seguintes será por conta do INSS.

Não impede que em acordo coletivo outro tipo de faltas seja abonadas, também não impede que o empregador o faça mesmo que não esteja no rol de faltas justificadas.

Sobre as faltas injustificadas

Para as faltas injustificadas o trabalhador terá do salário o desconto do dia de trabalho, sendo também descontado do valor do descanso semanal remunerado, dependendo a política da empresa.

Isso também refletirá nas férias, conforme a CLT, o empregado tem direito as férias após o período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, sendo possível que as faltas injustificadas interfiram do seguinte modo:

• 30 dias de férias, se não houver mais do que 5 faltas;
• 24 dias de férias, se não houver de 6 a 14 faltas;
• 18 dias de férias, se não houver de 15 a 25 faltas;
• 12 dias de férias, se não houver de 24 a 32 faltas;
• Se faltar mais de 32 vezes, o funcionário perderá o direito as férias.
• Além disso, faltas injustificadas por mais de 30 dias consecutivos é considerado abandono de emprego, o que ocasionará demissão por justa causa.

Rotinas de folha de pagamento

A folha de pagamento tem função operacional, contábil e fiscal, nesta constarão todas as ocorrências mensais de trabalho do empregado.

Os vencimentos que ocorrem com maior frequência são:

• Salário fixo ou variável, o cálculo variará dependendo se for pago por hora, dia ou mensal;
• Adicional noturno, o cálculo ocorre de no mínimo de 20% acrescida à jornada de trabalho entre 22h e 5h, tendo como base o salário;
• Insalubridade, o cálculo é instituído conforme o grau de risco existente na empresa e exercido pela função do empregado, variará de 10% (mínimo), 20% (médio) e 30% (máximo) sobre o salário;

Desconto será determinado pelo médico do trabalho com o acompanhamento do Ministério do trabalho através de uma tabela já existente, também após avaliações de risco à saúde do empregado;

• Periculosidade, o cálculo é específico para funções de inflamáveis e explosivos, sendo 30% do salário base, também acompanhado pelo Ministério do Trabalho;
• Comissão, este pode ser pago em valor fixo ou percentual;
• Horas extras, conforme acordo;
• DSR (Descanso Semanal Remunerado) é o valor pago para horas adicionais que não computaram o descanso;
• Salário família, conforme determina a lei, para funcionários que possuem dependentes menores de 14 anos.

Os descontos também farão parte da folha de pagamento, são eles:

• Faltas injustificadas;
• Atrasos;
• Vale refeição (o desconto poderá ser de 20% do valor entregue);
• Vale transporte (6% do salário base);
• Adiantamento salarial;
• Contribuição sindical (1 dia de trabalho ou 3% mensal se filiado);
• Contribuição previdenciária, conforme tabela do INSS;
• Imposto de renda.

Conhecendo o seu contracheque

Os contracheques são muito semelhantes em todas as empresas, por isso, iremos detalhar tudo o que consta, pois sua estrutura é dividida em quatro partes, são elas:

1. Primeira parte é o Cabeçalho – Constará a razão social da empresa e CNPJ, nome do funcionário completo, CBO, função, local de trabalho, setor, CPF, PIS, data de admissão, mês e ano de competência do pagamento;

2. Segunda parte é o detalhamento dos recebimentos e dos descontos pelo trabalho mensal. Exemplos de recebimento: salário mensal, periculosidade, insalubridade, horas-extras, comissões etc.

Exemplos de desconto: INSS, IRRF, faltas, vale transporte, adiantamentos, contribuições sindicais etc.

A diferença entre o recebimento e o desconto é o que será considerado o salário líquido.

3. Terceira parte é o que o trabalhador deverá ficar mais atento, pois só perceberá que foi lesado quando requerer auxílio ou aposentadoria ao INSS, na rescisão trabalhista ou seguro-desemprego.

O que acontece é que o empregador no intuito de reduzir a carga tributária encontra no trabalhador uma oportunidade, pois este faz uma distinção entre remuneração e salário.

Quando realiza esta distinção, a base de cálculo ficará modificada o que reduzirá o INSS parte patronal (20%) além do valor do FGTS que é de 8%.

Isso fará com que o trabalhador seja prejudicado tanto nos auxílios previdenciários quanto no FGTS para fins rescisórios. Por isso, fique atento ao cálculo realizado pela empresa.

4. A quarta parte é apenas a declaração do recebimento, ou seja, a data e assinatura do trabalhador.

Como é a realizado fechamento de folha

O fechamento de folha é realizado todo final de mês, exigindo do setor responsável bastante atenção para realizar esta tarefa que possui um fluxo específico.

Primeiramente, haverá o recolhimento das folhas de ponto, atestados médicos, analisando a quantidade de dias trabalhados e possíveis faltas.

Com essas informações, será o momento de realizar a soma das horas trabalhadas, incluindo horas extras e adicionais. Em seguida, indicará os descontos, todos os cálculos deverão ser realizados com muita atenção.

E, por fim, deverá providenciar o recibo de pagamento, depois de todas as informações disponibilizadas no contracheque, o setor o providenciará para que os funcionários datem e assinem, confirmando o recebimento.

Conclusão

Concluímos que os processos de admissão passam por diversas etapas que são muito importantes para todos, portanto, é imprescindível que a empresa esteja certa das suas escolhas.

Lembrando que todo o processo seletivo gera custos, por isso é total responsabilidade da empresa realizar uma efetivação segura de que escolheu o perfil correto para aquela determinada vaga.

Desta forma, os processos de admissão de um funcionário são apenas o princípio de uma longa jornada de um relacionamento muito importante, pois sempre se espera que seja de crescimento para ambos.